POLITICA PARA TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS

En cumplimiento de lo prescrito por la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, el ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S, sociedad con domicilio principal en la ciudad de Santiago de Cali, cuya Sede Administrativa se ubica en la Carrera 43A No 5B – 50, en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus usuarios, clientes, proveedores y colaboradores, y de encargado de los datos personales transmitidos por terceros que prestan servicios al interior de la Clínica, ha decidido adoptar el presente Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección de datos Personales, con el fin de garantizar que el tratamiento de dichos datos personales se ajuste a las disposiciones legales vigentes, y de regular la atención de consultas y reclamos.

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado con base en las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

ARTÍCULO 2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este Manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal de ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S, haya obtenido y obtenga y administre de sus clientes, proveedores y empleados.

ARTÍCULO 3. OBJETO. Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que establece el deber de los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Su finalidad es regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza el ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley, e informar a quienes hayan facilitado o faciliten sus datos personales al ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S sobre la política de tratamiento de la información personal adoptada para el efecto.

ARTÍCULO 4. DEFINICIONES.  Para los efectos previstos en el presente Manual, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se tienen las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.  En el desarrollo, interpretación y aplicación de la normatividad sobre protección de datos personales, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

ARTÍCULO 6: AUTORIZACION DEL TITULAR Y DEBER DE INFORMACION: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, el Tratamiento de datos personales por parte del ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S, requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
En este sentido, se han adoptado mecanismos para obtener la autorización previa e informada del Titular, garantizando que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización, tales como solicitud de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales, correo electrónico, página web, y aviso de privacidad.

ARTÍCULO 7: TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES.– Al aceptar el presente Manual de protección de datos personales, el titular de los mismos acepta que es posible que ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S., dentro del marco normativo aplicable, transmita o transfiera, en el país o incluso a nivel internacional, los datos del titular a terceros que en razón de su vínculo contractual o comercial deban tener acceso a los mismos, para efectos de lo cual el titular imparte de manera expresa, su autorización al ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S. Para la transferencia internacional de datos personales, al ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S adoptará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Igualmente será posible que el ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S intercambie dato del titular, para los fines pertinentes, y en consonancia con la ley aplicable, con autoridades gubernamentales tales como autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal, y terceros participantes en procedimientos legales civiles, y con sus contadores, auditores, abogados y asesores.

ARTÍCULO 8: DERECHOS DE LOS TITULARES.  De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento   para la recolección y tratamiento de los Datos Personales
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Sin perjuicio de las excepciones contempladas por la Ley o por las autoridades competentes, acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTICULO 9. CONSULTAS Y RECLAMOS:  ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S suministrará a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular de la información o sus causahabientes, cuando consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se acompañará de los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas. En caso que el ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda e informará de la situación al titular.
2. ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S dará respuesta al Titular atendiendo de fondo su reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTICULO 10. AREA RESPONSABLE: Las consultas y reclamos establecidos en el artículo anterior, serán atendidas por el Departamento de Atención al Usuario de ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S, teléfono 553 61 25, correo electrónico asistentecx@orgmentesana.com.

ARTICULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD: El aviso de privacidad a través del cual el ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S le informará a los Titulares la existencia de las políticas de tratamiento de información que les serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que pretenda dar a sus datos personales, en aquellos casos en los que no sea posible poner a disposición de estos las políticas de tratamiento de la información, estará puesto a disposición de los titulares en la página web de RECUPERAR SA IPS.

ARTICULO 12. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.  El ORGANIZACIÓN MENTE SANA S.A.S, en su condición tanto de responsable como de encargado del tratamiento de datos personales, deberá cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Realizar en los términos de la normatividad aplicable, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
f) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos de ley;
g) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
i) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
j) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
k) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTICULO 13. VIGENCIA: Este Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales de la Información, empezará a regir dentro del marco establecido por la ley.

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